Если облачное хранилище необходимо исключительно для обмена файлов, то при выборе сервиса стоит обращать внимание на установленные тарифы, бесплатный объем хранилища, а также максимально возможный объем для загружаемых файлов (такое ограничение действует во многих сервисах). Это основные характеристики, однако, есть и другие, которые способны повлиять на удобство.

Практически у всех облачных хранилищ предусмотрена возможность предварительного просмотра файлов. Например, можно microsoft exchange купить с данной функцией. Список просматриваемых файлов может варьироваться и включать в себя фотографии, документы, аудио и видео. Некоторые из сервисов, например, позволяют просматривать исключительно документацию. Если пользователь нуждается в предварительном просмотре файлов для принятия решения об их скачивании, то при выборе хранилища нужно обращать внимание на список форматов, которые поддерживаются.

В некоторых сервисах предусмотрена возможность редактирования офисной документации. Так, например, Google Drive интегрирован с «Google Документы», а«Облако@mail.ru» и «Яндекс.Диск» совместимы с Microsoft Office Online. Подавляющее число хранилищ имеет поддержку функции совместного редактирования документов. При активной работе с документацией важно сделать выбор в пользу того хранилища, которое интегрировано с нужным офисным пакетом.

Для работы с хранилищами на различных устройствах может использоваться как web-версия, так и клиенты, которые были разработаны для различных ОС, поддерживающих синхронизацию данных. На пользовательском устройстве создается папка, содержимое которой можно синхронизировать с облачным хранилищем.